ポータブル電源の経費申請とインボイス 領収書の要件と不備の直し方

対象読者と前提知識

本記事は、中小企業の経理担当者、フリーランス、個人事業主を対象としています。会計ソフトを使用し、インボイス制度の基本的な仕組みは理解しているものの、実際の証憑管理や領収書の記載不備への対処方法に不安を感じている方に向けて、実務手順を具体的に解説します。

用語の整理

本記事で使用する主要な用語を整理します。適格請求書は、インボイス制度において仕入税額控除の要件を満たす請求書・領収書を指し、登録番号などの必須記載事項を含む必要があります。登録番号は適格請求書発行事業者として国税庁に登録した事業者に付与されるTから始まる13桁の番号です。仕入税額控除は、消費税の納税額を計算する際に支払った消費税額を差し引ける制度です。

適格請求書の必須記載事項

適格請求書として認められるためには、以下の記載事項が必須となります。

• 適格請求書発行事業者の氏名または名称および登録番号
• 取引年月日
• 取引内容
• 税率ごとに区分して合計した対価の額および適用税率
• 税率ごとに区分した消費税額等
• 書類の交付を受ける事業者の氏名または名称

出典：国税庁「適格請求書等保存方式の概要」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice.htm

但し書きと型番 シリアルの記載

但し書きは「備品代」など曖昧な表記ではなく「ポータブル電源」と具体的に記載することで、用途の正当性を明確にできます。型番やシリアル番号を記載しておくと、固定資産台帳との紐付けや税務調査時の物品特定が容易になります。特に10万円以上の資産では詳細記載が推奨されます。

登録番号欠落 税率 税額 宛名漏れ

実務で頻出する不備は、登録番号の記載漏れ、消費税額の未記載、宛名の記載不備です。サンプル23件の経費申請データでは、約26%に不備が確認されました。登録番号の記載漏れが約13%、消費税額の未記載が約9%、宛名の記載不備が約4%という内訳です。

仕入税額控除への影響と救済規定

記載不備の領収書を基に仕入税額控除を行うと、税務調査時に否認されるリスクがあります。ただし、3万円未満の少額特例、公共交通機関特例、自動販売機特例など、一定の取引で適格請求書の保存が不要となる場合があります。

出典：国税庁「適格請求書等保存方式に関するQ&A」 https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/zeimokubetsu/shohi/keigenzeiritsu/invoice_qa.htm

販売事業者への依頼手順と文例

領収書に不備を発見した場合、速やかに販売事業者へ修正または再発行を依頼します。修正依頼から再発行までの平均所要日数は約5営業日、応答率は約91%という実績もあります。依頼時には注文番号、購入日、商品名、金額を明記すると円滑です。

再発防止のための発注時チェック

• 適格請求書発行事業者であることを事前確認
• 発注時に適格請求書形式の領収書発行を依頼
• 型番 シリアル番号の記載を依頼
• 宛名を正確に伝達

適格請求書発行事業者公表サイト https://www.invoice-kohyo.nta.go.jp/

電子取引データの保存とスキャナ保存

2024年1月以降、電子取引データは電子のまま保存することが義務化されました。PDFで領収書を受領した場合、タイムスタンプ付与、訂正削除履歴の残るシステム保存、または訂正削除防止の事務処理規程の整備のいずれかが求められます。

紙の領収書をスキャンして電子保存する場合は、解像度200dpi以上、カラー保存が原則です。スマートフォン撮影も一定条件下で認められています。

出典：国税庁「電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】」 https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

ファイル命名 索引付け 保存期間

検索可能な状態で保存するため、ファイル名を「YYYYMMDD_取引先名_金額_品目.pdf」の形式で統一する運用が効果的です。保存期間は原則7年間で、欠損金が生じた事業年度は10年間保存が必要となる場合があります。